Optik Paket Programları Genel İtibariyle Optisyenlerin Ne İşine Yarar?

Optisyen Nazım ŞİNER Optisyenlik Müesseselerinde Kullanılan Optik Paket Programlarının Kullanım Amaçlarını Yazdı.

KASA DEFTERİ:

Bu tarz programların en çok kullanılma sebeplerinden biridir. Optisyenlik müessesesinin günlük, aylık, yıllık olarak yaptığı cirolar kaydedilir. Geçmişe dönük tüm kayıtlı bilgilere ulaşılabilmesi ve geleceğe dönük iş hacmi ve planlamalar yapılmasında kasa defteri tutmak önem arz eder. Bir işletmenin gelecek yıldaki büyüme oranlarının hesaplanmasında geçmişte yaptığı ciroların bilinmesi gereklidir. Optik paket programları sayesinde yıllarca optisyenlik müessesesinin iş hacmi arşivlenir. Eski usul tutulan defterlere göre dijital bir program kullanılmak hata oranını da düşürmekle kalmaz saklanması ve güvenliği açısından da oldukça kolaydır.

ÖDEME PLANLARI:

Her işletmenin olduğu gibi optisyenlik müessesesininde mevcut ödemeleri vardır. Kimi zaman çek kimi zaman senet ya da belli aralıklarla ödediği açık hesapları vardır. Buraya kadar her şey rutin bilinen şeyler. Optik programlarında ödeme planları ve hatırlatmalar bir optisyenin alabileceği riski ve borçlanmasını dijital olarak ona gösterir. Günler öncesinden rutin ödemeler kendisine hatırlatılır ve yeni borçlanmalar için uygunluk hatta risk faktörünü optisyene gösterir.

ÜRÜN STOĞU TUTMA:

Neredeyse günümüzde her işletmede ürün stoğunu gösteren dijital programlar kullanılmaktadır. Optisyenlik müessesesinin ürün kaleme düşük gibi görünsede çeşitlilik açısından çok kombinasyonludur. Örneğin optik camların stoklanmasında bir optisyenlik müessesesinin çekmecesinde binlerce ürün mevcuttur. Optisyen çekmecesinde bir camın olup olmadığını kontrol etmek aramak yerine hiç zaman kaybetmeden bunu program sayesinde tek tıkla öğrenebilir. Böylece optisyen hastasına ürün sunarken daha hızlı ve bilinçli olur.

Diğer yandan bir optisyenlik müessesesine kaydedilen her ürün günlük kasa defterinde olduğu gibi yıllarca arşivlenir. Hangi yıl kaç kalem ürün alınmış satılmış programı kullanan optisyen tarafından görüntülenebilir. Bir sonraki sezon yada yıl optisyenlik müessesesine ürün alırken bunlar önem arz eden bilgilerdir.

Optik programlar optisyenlik müessesesinin eksik ürünlerini de tek tıkla gösteren dijital programlardır. Bunu da bir örnekle anlatmak gerekirse; stoklarınızda kombinasyonlu optik camlar arasından hangi camların eksik olduğunu ekrandan görmenizi sağlar. İki bin adet cam arasında eksik olan 100 adet stok camı bulmak için yaklaşık bir iki saat zaman kaybınız olacaktır. Onlarca çekmece açılacak arada olmayan camların tespiti zaman kaybı olduğu gibi son derece yorucu bir işlemdir. Ürün stoğunu tutması ve eksiklikleri optisyene göstermesi açısından optik programların en çok tercih edilme sebebidir.

MÜŞTERİ ve HASTA KAYDI TUTMA:

Optisyenlik müessesesi için hasta ve müşterilerin optik programlar içerisinde barındırılıp arşivlenmesi de optisyene büyük kolaylık sağlar. Yıllar sonra bir hastanız size fi tarihinde satın aldığı camın aynısından isteyebilir. Optik programlarda her hastanın kendisine özel sayfaları mevcuttur. Hangi yıl hangi ürünü kaç paraya almış hepsi arşivlenir. Böylece sadece optisyenede değil o optisyenlik müessesesinin hasta ve müşterilerinede büyük kolaylık sağladığı kesindir. Hasta kendisine verilmiş olan çerçevenin ya da camların kimliğini kaybetmiş olabilir. Netice itibariyle optisyende binlerce hastasının aldığı ürünleri aklında tutması mümkün değildir.

Ayrıca müşteri kaydı tutma o müşterinin aynı zamanda tüm iletişim vb bilgilerininden optik programlar sayesinde saklanması anlamına gelir. Günümüzde optik programlar sayesinde müşterilerinize doğum günü, bayramlarda tebrik gibi kutlama mesajları göndermek son derece kolaydır.

Diğer yandan yıllar sonra tekrar gelen müşterinizle ilk geldiği gün konuştuğunuz sohbet konusunu, hastanızın varsa kronik rahatsızlıklarını, sizi uyardığı kendisi için önem arz eden konuları kaydedip bu bilgileri hasta yada müşterinizin size ikinci kez geldiğinde kullanılabilir olması son derece güzeldir. Müşteri sayfalarına yazacağınız notlar yıllar sonra bile o müşterinizi size tekrar hatırlatarak karşı tarafa ne kadar değer verdiğinizi de göstermiş olur.

DİJİTAL TAŞINABİLİRLİK:

Optik programlar bir defter gibi yanımızda bulunması zorunlu bir materyal değildir. Bu sebeple evden, iş yerinden, tatilde kısacası her yerde ulaşılabilme özelliği olan dijital yazılımlardır. Cep telefonları ile uyumludur. Siz tatildeyken bile sizi arayan bir hastanıza cevap vermenizi kolaylaştırır. Cep telefonundan optisyenlik müessesesinize ait istediğiniz veriyi görebilirsiniz. Yani optisyenlik müessesesinin bütün çalışanları istenilirse bu programa diledikleri her yerden ulaşmaları mümkündür.

İLETİŞİM KOLAYLIĞI:

Optik programlara entegre edilmiş whatshApp, sms gibi ilave programlar mevcuttur. Programda kayıtlı her müşterinize program sayesinde dilediğiniz mesajı gönderebilirsiniz. Gözlük montajı bitmiş bir hastanıza programdan ‘’Gözlüğünüz Hazır’’ mesajını hem sms hemde whatshApptan gönderebilmek son derece kolaydır. Müşterilerinizle yapacağınız WhatshApp konuşmalarıda yıllarca programda arşivlenip saklanacaktır.

REÇETE VE GÖZ ÖLÇÜM DEĞERLERİNİN SAKLANMASI:

Optik programların en çok sevilen özelliklerinden birisidir. Optisyenlik müessesesinizden bir defa gözlük alan bir hastanızın tüm bilgilerini arşivleyebildiğiniz gibi göz ölçüm değerleri olan pd ve pupilla yüksekliği gibi değerlerinde arşivleneceğini unutmamak gerekir. Kısacası sizden bir yıl önce gözlük almış ama size üç yüz km uzaktaki bir hastanız sizi gözlüğünün kaybolması sebebiyle aradığında programa girerek kişinin en son aldığı cam diyoptrilerini, aldığı çerçeve ölçülerini, göz pupilla değerlerini, ödediği rakamı her şeyi görebilirsiniz. Böylece size uğramamış bir hastanızın bile gözlüğü yapıp kargo etme şansı yakalarsınız.

ETİKETLEME SİSTEMİ:

Optisyenlik müessesesi için gerekli olan tüm etiketleri (fiyat,karekod) optik programlar aracılığı ile çok hızlı yapabilirsiniz.

Optisyenlik müessesesine giren ürünler programa kaydedilir. Uts bilgileride (karekod) her ürün için programa aktarılmış olacaktır. Bir kez programa aktarılan bir ürünün tüm bilgilerine kağıda basma şansına sahip olduğunuzu unutmamak gerekir. Karekodu yıpranmış ya da kaybolmuş bir çerçeveye tekrar aynı karekodu bulmak ve basmak önemli bir konudur. Fiyatlandırma konusunda da aynı şekilde her ürüne fiyat etiketini optik programlar aracılığı ile daha profesyonel basabilirsiniz.

ŞUBE TAKİP SİSTEMİ:

 Birden fazla optisyenlik müessesesi sahibi olduğunuzu varsayalım. Bütün şubelerinizin evrak işleri oldukça zor olacağı gibi kontrol etmesi de son derece zahmetli olacaktır. Oysa optik programlar size bir saniyede bütün şubeleriniz raporlarını karşılaştırma yaparak sunabilir. Böylece hangi şubenizde problem var hangi şubeniz daha başarılı kıyaslayabilirsiniz. Optik programlar aslında bir optisyenin elinin altında görünmeyen personeli gibidir. Soracağı tüm sorulara cevap verir. Bütün bilgileri raporlar ve arşivler.

UTS SİSTEMİ KONTROL VE KULLANIMI:

Bildiğiniz gibi artık tüm optik ürünler optisyenlik müessesesind Uts sistemi üzerinden karekod bilgileri ile gönderilmektedir. Optik programa entegre edilmiş bu özellik sayesinde ayrıca başka bir dijital sayfa açıp utsden ürün kabul etme alma-verme bildirimi yapmanıza gerek kalmaz. Optik programlar bunlar hepsini size gösterir ve gerçekleştirilmesini sağlar. Yani aslında birden fazla program ve internet sitesi uygulamasını tek bir programdan yönetilmesini sağlar.

E-FATURA VE E-ARŞİV HİZMETLERİ:

Optisyenlik müessesesinize ait bütün faturalandırma işlemlerini optik programlar sayesinde kısa ve hızlıca yapabilirsiniz. Optisyenlik müessesenize kesilmiş faturaları kaydedebilir yeni faturalar kesmenizi sağlayabilen programlardır optik programlar. Yine aynı şekilde bütün yapılan fatura işlemleri yıllarca arşivlenir ve saklanır. E-arşiv faturası düzenlenmesine imkan sağlar. E-arşiv fatura yine bir başka sistem üzerinden kesilen bir fatura olmasına rağmen optik programlara entegre edilmiş bir özellik sayesinde size hız kazandırır.

MEDULA SİSTEMİ KULLANILMASI:

Her ne kadar farklı sistemler olsada medula sistemide optik programlara entegre edilebilen bir programdır. Optisyenin gündelik iş hayatında sık sık kullandığı medula sistemi optik program dahilinde kullanılabilir. Böylece optik reçetelerinizi medula sistemine program üzerinden kaydedebilirsiniz.

MOBİL UYGULAMA DESTEĞİ:

Bir optisyenin kullanabileceği optik programların çoğunluğu mobil uygulama desteği içerir. Yani optisyen eş zamanlı olarak cep telefonundan ya da tabletinden programa ulaşabilir. Aynı şekilde bir optisyenlik müessesesi içerisindeki tüm servisi masalarındaki personeller masalardaki tabletten faydalanarak programı kullanabilirler. Yani programı kullanabilmek için illa sabit bir bilgisayar olmasına gerek yoktur.

Optisyen Nazım ŞİNER